Личная эффективность и время

Техника эффективной работы

1. Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования.
2. Старайтесь фиксировать удобные для себя сроки, в рамках которых Вам предстоит работать.
3. Перепроверяйтевсе свои действия (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т.п.) с точки зрения их необходимости и возможности ответной реакции.
4. Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела. Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:
   • с какими потерями Вы должны будете считаться, если отложите то или иное дело или вообще ничего не предпримете;
   • необходимо ли Ваше личное участие;
   • нельзя ли решить проблему иными способами, например, поручив ее другому лицу;
   • на каждом предприятии и в каждом подразделении время от времени возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Всегда помните о том, что отвлечение на так называемые «срочные проблемы» приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.
5. Старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку нарушает установленные приоритеты.
6. Своевременно и регулярно делайте паузы в работе и старайтесь соблюдать размеренный темп! Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Отсюда следует, что паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.
7. Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями. Данный метод имеет то решающее преимущество, что Вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут!
8. Избегайте «скачков в работе» и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые Вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет Вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело.
9. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
10. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.
11. Работайте антициклично, то есть:
    • в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;
    • «беспокойный» период используйте для выполнения менее важных дел;
    • не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;
    • старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.
12. Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного «спокойного» или «закрытого» часа, в течение которого Вам никто не может помешать. Таким образом, Вы назначаете время — возможно самое важное для Вас — «Время для себя (1 час)!»
13. Обязательно контролируйте время и планы! Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п. Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня Вы будете испытывать неудовлетворенность.